如果想解决外教的用工问题，要从源头击破，也就是HR 团队本身。
文 | Kimberly
编 | Mina
2019年1月25日，北京红黄蓝青岛万科城幼儿园外籍教师对一女童进行猥亵，后被逮捕；2017年北京某私立学校聘请的一名外籍教师被曝出曾有性侵史；2013年，南京某国际英语学校发现本校一名外教猥亵儿童，警方介入调查后发现他是美国警方通缉的逃犯；同年在上海，也发生了外教性侵至少7名儿童的事件。诸如此类案件，不胜枚举，引无数家长担忧。
因国际化学校开设国际课程、需要国际化教学等特点，“外教”成为现阶段中国国际学校发展的重要组成。但事实上，外教的“难招”与“难管”似乎就像是一对双生儿，成了众多国际学校HR们为之头疼、苦恼的一大难题。
为此，在第四届国际学校人力资源峰会（ISHR）上，顶思邀请了来自从事国际教育的人力资源管理16年、北京德闳学校的人力资源经理陈红霞女士就外教的招聘与管理两方面，进行了经验分享，指点迷津。
本文为陈红霞 Amanda Chen女士在ISHR峰会上的演讲整理稿
北京德闳学校的人力资源经理陈红霞女士
在国际学校人力资源峰会上发言
外教招聘与管理为何重要？
尽管我们对外教投入了许多，现有的外教管理似乎依然没有达到期望值。而问题主要出现在以下三方面：
多样福利落实难
聘请一位外教，一般意味着住房、机票、安家、保险、签证、子女入学等福利全包，虽然几乎每所学校都会给出方方面面的承诺，但实际操作中，高额的成本需要学校承担，任何的疏忽都会给外教带来一定困扰。
外教管理复杂
仅仅只从招聘角度来看，HR的准备周期最短也需要3~4个月（包括面试通过和后期办理签证及入职），最长可能8~9个月的时间，像是一场“持久战”。对于HR人员而言，外教的管理必须事无巨细，沟通成本和避免人才流失都是他们要时刻上心，且要小心处理的。
法律风险日益增高
外教在国内就职，意味着一切需要合法合规。如今，政府出台的各方面法律和法规包括《外国人在中国就业管理规定》、《出入境管理法》、《社会保险法》、《中华人民共和国民办教育促进法》和《中华人民共和国个人所得税法》等都对外教招聘与管理提出规范要求。任何有关外教招聘与管理上的疏忽，都有可能产生严重的法律后果。 对日后招聘甚至学校声誉带来极为不好的影响。
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出现了问题，就要想办法破译，具体而言，外教在华最主要的挑战来自于招聘和管理方面。那么，在招聘上具体存在哪几个方面的挑战呢？我总结出以下四点：
首先是招聘渠道。很多HR面临的挑战是缺乏渠道信息，并且不知道该如何有效使用与维护招聘渠道。
其次是考核技能。在考核过程中，尤其是面试的方式、内容及评价方法都是HR们常年感到困惑的地方。我时常听到一些HR向我询问：我应该怎么样考核？怎么筛选？什么样的外教才是好外教？由于地理条件限制，绝大部分的外教面试只能通过远程视频方式来进行，某些特定的程度上也增加了考核的难度与不确定性。
其三在于薪酬福利：怎么样才能让我们的薪酬具备竞争力，又兼具合理性。这是每个国际学校都在苦恼且急于破解的难题。
其四来自签证办理。在此过程中，HR虽然会收到不同部门某些特定的程度上的技术帮助，但是真正在执行的时候，仍然有许多沟通工作需要落实，包括签证流程和申请材料。不清晰、不准确的要求或说明，有可能给外教带来极大困扰和麻烦。
我认为，解决这四项挑战的根本在于学校具备良好的办学水平、吸引人才的工作环境和专业的招聘管理团队。作为对外的窗口，HR团队是外籍人才知道我们学校的第一个渠道。
我们哪怕是一封邮件如果出现一些明显的异常问题的话，都会给外教产生不良的影响，并影响他们的一些决定。所以我认为，如果想解决外教的用工问题，要从源头击破，也就是我们HR 团队本身。
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而在管理方面，我们面临的挑战最重要的包含：
语言障碍
文化差异
教育理念差异
工作方式不同
稳定性差
突发情况处理
那么，我们该如何破译招聘与管理方面的种种挑战呢？
攻破九步招聘环节
我们先来说一说招聘方面的难点。在这里我做一些分解，跟大家简单分享一下，具体如何把握招聘的九步环节。
招聘流程最重要的包含（如下图所示）：确定招聘需求、确定招聘渠道、面试考核、发放录用、背景调查、文件收集、签证申请、入职报告和到培训安顿。
首先是招聘需求及准备。
在这样的一个过程中，主要有四个要点：时间点、岗位说明书、薪酬福利和招聘问答。
我们首先要确认的是招聘的时间点。一般而言，每年的10月到11月份（最晚11月初），HR团队就应该已经确定了下一学年外教招聘的需求。
今年9月份，我刚刚结束外教招聘之后，我的相关同事就已经给我发邮件让我准备下一个学年的招聘工作了。
从10月到11月，我们将确定本年度需要招聘哪些类型的外教，之后从11月到次年2月份，我们就该进入筛选候选人的阶段了，一旦确定了入选者，在随后的3、4月份，我们要完成外教各种资料的收集，为签证申请工作做好准备，5、6月的时候就需要帮助他们办理工作许可通知，完成来华工作签证的申请等各项手续。
大家应该知道这些工序的复杂性，因此我们一定要预留充分的时间准备。所以我觉得这个时间点的话，大家一定要把握好。
其次是准备岗位说明书，目的是为了让我们和候选人双方都能够更清楚地了解某一岗位本身的特定要求，匹配合适的人选做准备。
薪酬福利政策也需要提前制定，并且需要有理可循，即要保证一定的内部平衡和外部竞争力。
而招聘问答则是HR方针对被录用外教的疑难进行解答，这个也是很重要的，因为一旦进入了实质招聘阶段的时候，外教会提出各种各样的问题，而HR团队如果可以及时解答，不仅体现了专业素养，也能增强外教对HR的信赖。我们德闳学校专门为外教们准备了一本签证手册，作为众多学校提供信息中的重要组成部分，目的就为了帮助他们更好地、更有效率地完成签证一系列手续。
再看招聘渠道及选择。
这也是一个经常被问到的话题。其实主要渠道无非为：网络、中介和招聘会三个。而每所学校具体选择哪个，则需要仔细考虑该平台的地域性、费用情况、实用性和要求。此外，渠道的使用和维护也特别的重要。
其实在我看来，对于新建校或者在学校对于招聘外教这块经验不是特别丰富的情况下，使用中介是一个非常好的方法，虽然需要一些中介费，但是由于他们前期的把关会减少后期可能存在的风险，保障性更好。
内部推荐也是外教招聘中常用的，且屡试不爽的有效招聘渠道之一。良好的学校口碑，舒适的外教体验都是内部推荐有效实施的基础。
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我们再来讲讲面试考核的把握。
我认为，面试考核时主要需要仔细考虑的因素有：面试小组人员、面试环节、面试方式和面试内容的确定。而考核的核心点则在于简历审核、结构化面试、面试效率和专业技术人员考核。
教学团队人员在面试问题上和HR人员的侧重点会不一样，HR大抵有必要了解应聘者的教育背景、教师资格、教学经验、价值观匹配和求职动机；而教学专业技术人员的问题则可能包括：教学理念、教学方法、学生发展和教师发展等方面。
此外，考核面试安排的效率也应该得到重视，如果反馈不及时、offer发放过慢，那么候选人很有一定的概率会选择别的学校就职。
面试过后，就到了确立最终候选人并发放offer录用的环节。Offer内容一般包括：职位、上级、起始日期、薪资福利、offer有效期限和生效条件 （签证顺利、背调通过、资质材料提供是作为offer生效的必要条件）。
关于学校的介绍、办学理念、课程体系、生活环境与条件等，在发放offer时应通过相关文件进行介绍和说明，作为外教是否接收offer的参考。
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Offer发放之后，我们会进行背景调查。正常的情况下，我们学部校长会负责其下属老师的背调工作，由他来做背调更有利于他对于自己将来的下属有更直接的了解；同时，对于专业的问题会把握得更好一些；背调人通常为教师原单位的学部校长或者大校长。通过严格的标准化背调流程把控，确保候选人万无一失。
在背调过程中还会突出核查候选人是否有过违规违纪行为，是否适合与儿童一起工作等安全招聘要求因素的考虑。
文件收集的要点不多。清晰的文件收集清单、每一项文件的具体要求甚至获得方法及提供时间点需要明确告知外教，并通过文件收集跟踪表来保障文件收集效率，还要特别关注签证对体检材料和无犯罪记录证明的有效期要求。
签证申请是比较耗费精力的一个过程。HR们首先必须要做好万全的准备以应对外籍教师各种各样的问题，其次要注意细节的把握，文件收集后的及时审核工作必不可少，如确保各种文件如学历、无犯罪记录证明、雇佣证明等的姓名与外教护照姓名一致，，因为这些很可能会在签证办理政府机关审核的时候出现一些明显的异常问题。
其三，我觉得也是最重要的一点，保持及时有效沟通。如果外教提出了任何问题，HR们应该在不超过24小时的时间之内给予解答，这样才能够让他们心安。
入职报到考验的是HR，甚至是整所学校对于人才的态度。是否提供了温馨的公寓？是否热情地接机？有没有贴心的安顿？舟车劳顿之后，是否给外教们提供了晚餐？有没有提前安排好各项对接工作？诸如此类，都是每一位HR应该在外教到达中国前精心准备并策划好的。
培训安顿是招聘九大步骤中的最后一个。实际上，只有当外教们真正安顿下来，整个招聘才算完成，而不是从外教下了飞机那刻就结束了。在其入职之后，我们该时刻关注他们的状态，包括文化、生活小习惯上的适应等。
五大管理规则齐下，
与政府保持友好关系十分必要
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接下来我们来谈一谈如何攻破外教管理方面的难点。
我认为，我们在管理中遇到的问题主要出现在语言障碍、文化差异、教育理念差异、工作方式不同、稳定性差以及各种突发情况处理等方面，我的建议最重要的包含以下五个方面：
遵守法律和法规
尊重差异
遵守契约
扬长避短
外事无小事
在遵守法律和法规方面，我们要考虑给外方的签证是不是满足要求、个税申报是否合法合规，是否缴纳各项保险，工作安排是否与合同保持一致等等。
尊重差异方面，我认为要充分尊重外籍教师的教学理念及工作、生活方式。众所周知，他们更倾向于探究式、激励式和自主式的学习。
而在工作方式方面，他们的计划性会比较强，层级的意识比较低，喜欢民主讨论，希望被尊重，平等交流表达想法；在生活方式上，他们希望有充足的私人空间，这些方面可能都是我们在做管理的时候必须要格外注意的一些问题，尽量的工作做到有序安排。
而遵守契约主要在这三方面体现比较突出：劳动合同、规章制度和工作安排。
劳动合同是约定学校与教师之间权利与义务的最重要文件。合同的内容应尽可能的全面，就关于教师薪酬福利、工作职责、纪律规定、合同终止等条款做出明确规定。
规章制度包括及时向外教出示所有与其相关的规章制度，并通过书面确认的形式保证外教已获悉并遵守，例如假期规定等。
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值得一提的是，各项工作安排及要求一旦确定，应尽可能地减少变动，或应将可能预知到的变动可能性及原因提前与教师沟通，获得教师理解与支持。
扬长避短是指发挥外教的优势，尽可能减少他们所不足的地方。在我看来，外教的“长”最重要的包含多语言能力、先进的教育教学理念、丰富的教学资源和教学之外的多种才华。我们该思考如何尽可能把这些方面融合，并让他们充分的发挥。
他们的“短”可能包括不太擅长强化的重复性的基础知识夯实工作而这是我们中国老师比较擅长的。另外，他们的变化适应性可能也相对薄弱，如果没有提前告知班级中会有新生，外教可能感觉自己的教学安排和计划被打破了。
提及外事无小事，我觉得很重要的一点是要保持和政府的沟通与联络，这样在我们应该支持和帮助的时候，他们能够支持到我们，如果平时缺少联系，那么如果出现外教的突发事件，我们不一定能保障及时联系到他们，并取得支持和关注。另外，学校也该有应急处理机制和各种保险的保障制度。
团队建设是我们对外教进行管理的有效手段，又有哪些注意点呢？我总结了三点：
提升语言能力，减少沟通障碍
这是所有行政职能部门及教学部门的事，不单单是HR需要提升。因为很多时候外教需要和除了HR团队以外的教职员工交流，包括财务、运营、后勤等，如果因为语言问题而造成沟通不畅，这会严重降低外教的融入感。
专业技能培训与提升
相关人员对文化差异、招聘与管理技能、教学业务知识等的持续性学习与提升，有助于整个团队管理实力的增强，进而进一步提升对外教的管理水平。
中外团队建设活动开展
通过中外一起的教研活动统一教育教学目标、多样团队建设活动增强凝聚力，加深感情交流。
结语
外教招聘和管理是一项复杂工程，涉及到学校多部门配合支持，多环节落实执行。我们要做到环环相扣，扎扎实实，努力提升自身的专业技能和管理水平，为做好这项工作奠定扎实基础，才能够水到渠成地破译外教招聘与管理的难点和挑战。
因为时间的关系，我可能想讲的很多，但是只能提出一些点和一些建议，为大家提供思考的思路和方向，欢迎大家在会后可以互相多交流，谢谢。
